DSP presenta un nuevo producto, el Sistema de Cobranza Extrajudicial  el cual surge por la necesidad actual del mercado, ya que los sistemas adquiridos o desarrollados inhouse no logran cubrir los requerimientos específicos de las empresas. 

Está basado en una sólida experiencia que le permitará el contar con un sistema de información que cubra de manera profesional el proceso de Cobranza Extrajudicial, controlando el conjunto de actividades que van desde la recepción de la cartera hasta la devolución de la misma.

Se cuenta con un Esquema de Negocios atractivo, permitiendo rentar o comprar el producto por usuario firmado, así como el manejo de 3 niveles de comisión por cada venta realizada.

Para lograrlo, está integrada de los siguientes módulos:

Asignación de cartera.

Es el encargado de poner a disposición de los supervisores y ejecutivos, las nuevas cuentas enviadas por los clientes y está integrada por las siguientes partes:

• Datos del crédito. Donde se señalan el monto de la deuda, la mora, el tipo de moneda, la fecha de corte y la fecha del adeudo.
• Datos demográficos del deudor. El nombre, domicilio, teléfonos.
• Datos auxiliares. Que señalan cuando se abrió la cuenta, en donde, cargos de intereses e información de apoyo para la toma de decisiones sobre la cuenta.

Actualizaciones.

Se refiere a la actualización de saldos y moras e incluso de algunos datos auxiliares. También dentro de este proceso se detectan los retiros de cuentas.

La operación o gestiones con los deudores.

Una vez puesta a disposición de los supervisores y ejecutivos la cartera, se comienzan una serie de actividades encaminadas a recuperar la cartera, a estas les llamamos gestiones y pueden ser de los siguientes tipos:

• Llamadas telefónicas. Pueden ser de 2 tipos en términos generales:
  • Con contacto. Es decir que alguien tomó la bocina y contestó y puede ser desde el deudor, algún integrante de la familia, compañeros de trabajo, etc., hasta gente que no lo conoce. La aplicación deja un rastro de cada una de las llamas y quien contestó y una breve descripción de que se acordó con quien contestó.

      Algunas de las derivaciones que se pueden tener de tener un contacto pueden ser:

• • • Generar una promesa de pago, en donde se registra la fecha en que se espera el pago, el monto del mismo y el nombre de con quien se habló.
    • Un pago, que deberá ser confirmado con los informes del cliente, recepción de un fax o correo con el comprobante anexo.
    • Obtener nuevos números telefónicos, direcciones en donde se puede localizar al deudor, entre otras cosas.

• Correos. El sistema permite seleccionar las cuentas a las que se les enviará un correo tradicional, con los datos del deudor, las condiciones para liquidar el saldo e información relevante que considere quien administra la cartera. El sistema deja huella de la gestión de envío de la carta, señalando la fecha de emisión de la misma.

• Visitas domiciliarias. Es cuando se genera por el sistema una carta que será llevaba por un gestor con el fin de localizar al deudor y efectuar el cobro de la deuda, además de poder recaudar nuevos datos, como direcciones y/o teléfonos que permitan localizarlo y efectuar las gestiones de cobranza.

   Nota: La aplicación cuenta con la facilidad de geo referenciar el domicilio del deudor.

• Gestiones especiales. Se refiere a la carga masiva de información que puede ser originada por:
  • La recepción de gestiones que ejecutó el cliente u otro despacho de cobranza y que deben ser integradas al sistema de información.
  • Del resultado de envío de mensajes a celular llamadas SMS.
  • De los no contactos que se generan cuando se hacen campañas a través de marcadores automáticos, llamados predictivos o progresivos.

• Promesas de pago y pagos. Existen los apartados sobre estos dos puntos y se tiene integrada una vista para cada concepto con el propósito de darles seguimiento puntual a las promesas y el registro de los pagos.

• Leyendas. La aplicación cuenta con el registro de actividades internas del Call Center llamadas Leyendas que son entre otras: Localización de direcciones o números de teléfono apoyados en portales públicos, la búsqueda de información en el Buró de Crédito, comentarios particulares sobre la cuenta, etc.

Análisis de la cartera.

Como su nombre lo dice, este módulo está encaminado a las personas que diseñan las estrategias y analizan el comportamiento de la cartera a través de una serie de condiciones que les permite obtener, todas aquellas cuentas que cumplen las condiciones dadas, el resultado se muestra en una hoja de trabajo en Excel, para darle completa libertad a los responsables de estas actividades.

El sistema

La primera pantalla corresponde  a la firma del usuario, para eso, deberá ingresar su clave de usuario, su password y reproducir unos caracteres que se mostrarán.

El sistema esta preparado para el manejo de ROLES,  es decir, dependiendo del tipo de usuario que se firme, la aplicación mostará el menú asignado para sus actividades cotidianas. Mientras que un Supervisor podrá tener acceso a tidas las funciones del sistema, un ejecutivo solo a las que le defina su Supervisor.

Pantalla principal de navegación

Después de firmarse el usuario, se presenta la pantalla siguiente, la cual está formada por 5 menús principales, éstos son:

• Catálogos. Son los archivos base que soportan la operación, ejemplos de ellos son los Clientes, Causas de devolución, medios de contacto, tipos de gestión, etc.
• Asignación de cartera. Hace la carga a la base de datos del sistema de información, de las nuevas cuentas que envía el Cliente.
•  Actualizaciones. Afecta la fecha de los saldos, las moras y el monto de la deuda a recuperar, entre otras cosas.
• Análisis de cartera. Es la herramienta que permite realizar las estrategias para la recuperación de cartera, cumpliendo las condiciones que defina el responsable de esta tarea y dejando como salida un archivo en Excel.
• Deudores. Es la parte que le da vida a la interacción de los gestores con los deudores a través de llamadas telefónicas, envío de correos, planeación de visitas, carga de los mensajes SMS, etc.

Desglose del menú encargado de la administración de los catálogos

Ejemplo del contenido del catálogo de Clientes, en todos los casos, se pueden agregar más Clientes, eliminarlos, modificar su contenido y exportar los datos a Excel. Esto aplica para todos los catálogos.

Desglose del contenido del menú de asignación de cartera

Está compuesto por 4 (cuatro) apartados, éstos son:

• Cartera de deudores. Es la parte de la información de la composición del saldo y mora asociado a cada deudor.
• Direcciones. Es (Son) el (los) domicilio(s) que nos proporciona el Cliente de donde se puede localizar al deudor.
• Teléfonos. Es (Son) el (los) números de teléfono(s) que nos proporciona el Cliente de donde se puede localizar al deudor.
• Gestiones. Son las que tiene registrado el Cliente o realizó otro despacho y que se deben integrar al historial del deudor.

Un ejemplo de la carga de datos de una asignación proporcionada en Excel.

Análisis de cartera

Encaminado a extraer la información de las cuentas de deudores que se apeguen a las condiciones que definan los encargados de generar las campañas o estrategias de operación encaminadas a la recuperación de la cartera.

La salida es un archivo Excel que les permita el manejo dinámico de la información obtenida.

Deudores

Es la pantalla principal que manejarán los ejecutivos dedicados a la recuperación de la cartera, la estructura es la siguiente:

• En la parte superior izquierda:
  • El logo de la cartera que se está trabajando. El logo se carga automáticamente dependiendo del tipo de cliente.
  • El nombre del ejecutivo que está trabajando la cuenta.
  • Los datos de la actividad del deudor en turno, como son:
    • Las gestiones realizadas.
    • El No. de pagos recibidos y su importe.
    • El No. de promesas y monto esperado a cobrar.

• En la parte superior derecha aparecen los íconos de cada una de los siguientes apartados:
  •  Gestiones.
  • Pagos.
  • Teléfonos.
  • Direcciones.
  • Localización geo referenciada del domicilio del deudor.

•  En el centro del lado izquierdo se muestra el detalle de los datos del deudor, comenzando por su número interno dentro de la empresa, el No. de crédito con que lo identifica el banco y después los datos demográficos, el saldo y mora, entre otras cosas.

• En la parte central del lado izquierdo:
  • Parte superior. Se pueden ver las últimas 5 gestiones realizadas, éstas aparecen de la más reciente, la 5, a la más antigua, en la parte baja de este cuadro, si el deudor tiene más de 5 gestiones, se muestra la opción para ver más gestiones.
  • En el centro. Se muestra el desglose de pagos y una gráfica que compara el total de la deuda contra los pagos recibidos.
  • En la parte de abajo. Las promesas de pago, señalando la fecha del compromiso y el monto esperado.

Las gestiones.

Si deseamos ver el detalle de una gestión existente, con solo oprimir el número de la misma, se muestra el detalle, tal y como aparece a continuación.

Si deseamos incluir una nueva gestión, entonces oprimimos la imagen que aparece en la parte superior derecha y se mostrará el siguiente recuadro, en donde el ejecutivo podrá ingresar los datos que la conforman.

Los pagos

Si deseamos ver los pagos, oprimimos la imagen correspondiente, nos aparece  un recuadro con las fechas y  montos de cada pago, si oprimimos el signo de +, podemos registrar un nuevo pago, como se ve en la imagen siguiente o incluso exportar la información a Excel:

Registro de un nuevo pago. (También se pueden cargar de manera masiva pagos, esto es porque los Clientes llegan a mandar a las empresas, los pagos que tienen registrados).

El manejo de números de teléfono

El sistema permite registrar los números de teléfono que vienen con la asignación de la cartera, así como los que se deriven de la propia operación, el número en que se tuvo el último contacto queda marcado como DEFAULT y finalmente también se puede eliminar números de teléfono que no procedan.

Una ventaja es que la carga de números telefónicos no está limitada en la asignación, se pueden cargar una cantidad importante de ellos, se recomienda que antes de hacer la carga, se haga la verificación de la calidad de los mismos.

El manejo de direcciones

Al igual que en los números de teléfono, las direcciones se cargan con la asignación de cartera y se pueden agregar más derivados de la propia operación, también se puede señalar cuál de ellas es la DEFAULT,  que será la que se tome para la emisión de las correos y las visitas domiciliarias programadas.

Si queremos dar de alta una nueva dirección, la aplicación muestra la siguiente pantalla:

Localización del inmueble

El sistema permite localizar apoyado en Google Maps la dirección del deudor, tal y como se muestra a continuación.

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