El objetivo del presente documento, es señalar los puntos de control que se deben manejar para realizar una conciliacion bancaria desde el punto de vista de control de ingresos y de pago de servicios o egresos, después de haberse aplicado la facturacion electrónica.

El enfoque que le daremos es para aquellas empresas que tienen ingresos en cada uno de los puntos geográficos donde tienen instalaciones o puntos de atención y generan sus pagos en forma centralizada, aunque se pueda dar el caso que alguna de sus oficinas puedan incurrir en pagos.

Marco de operación de un sistema de informacion para el control de ingresos y egresos financieros para empresas con representación en diversos puntos geográficos.

Control de ingresos. Antes de introducirnos en la conciliacion bancaria, empezaremos a describir los puntos de la operación diaria:

• Los días de actividad del Centro de Trabajo se reciben a los clientes y se les da el servicio o venta de los productos o piezas o partes a los que se dedica el giro de la empresa.
• Se puede tener implementado o no, el retiro de dinero a ciertos horarios que se reflejen en manejo de fajillas o depósitos en alcancías proporcionadas por las empresas de recolección de valores. Para nuestro caso de análisis supondremos que se retiran recursos durante el día, se hacen cortes parciales, se hace un corte final y definitivo al cierre de atención al público y el armado de la bolsa a entregar a la empresa recolectora de valores, además de que se cuenta con un sistema de informacion donde se registran los cortes parciales y el final y definitivo.
• El crecimiento de representaciones geográficas de atención a clientes hace que nuestro marco operación se modifique y se tengan que adaptar los controles que permitan saber de manera oportuna el monto de los servicios o ventas realizadas en el día anterior, veamos algunos casos:
  • Se tiene contratado el servicio de recolección de valores y nos encontramos que:
    • No se pudo retirar el recurso porque la camioneta de recolección no llego.
    • La empresa de valores no cubre dentro de sus rutas algunos puntos geográficos.
    • El encargo de entregar los recursos no se presentó o tiene problemas porque no tuvieron luz, les fallo la aplicación o sencillamente las cifras del corte del sistema no corresponden a los montos en efectivo que se tienen.
  • Lo anterior hace que se implementen mecanismos que hagan que se cuente con los recursos del día anterior o conocer el monto esperado y esto puede implicar:
    • Que una sucursal tenga que realizar los depósitos en la sucursal bancaria que maneje la “cuenta concentradora” de los recursos de las ventas de la empresa.
    • Que personal de una sucursal en donde no se cuenta con el servicio de recolección de valores y no cuente con una sucursal bancaria donde depositar el resultado de las ventas, lleve los recursos a otra representación de la empresa.
    • Otra circunstancia es cuando al no cuadrar la cifras del corte final con lo que arrojan los equipos y mientras aclaran no hacen los depósitos y el recurso financiero duerme en la sucursal.
    • También se puede dar que el servicio de recolección de valores pase solo ciertos días de la semana, lo que obligaría a cada sucursal bajo este esquema a mantener los recursos bajo custodia hasta entregar el dinero, pero aquí aun no concluyen los puntos de oportunidad, porqué?:
      • Al momento de hacer una fajilla y sellarla, el monto registrado es diferente al contenido.
      • Alguna de las denominaciones es un billete falso.
      • Se agrupan en una sola bolsa los ingresos de varios días.
      • No deposita a tiempo porque tomaron recursos para adquirir o pagar servicios urgentes o por falta de asignación de “caja chica” p algún imprevisto y toman de lo que tienen y le agregan una nota a la documentación soporte que se envía al corporativo, entre otras cosas.
  • Ahora centrémonos en la parte de la recepción de los estados de cuenta que recibimos del banco donde tenemos contratados los servicios de una “cuenta concentradora”:
    • El acuerdo es recibir los ingresos depositados del “día inmediato anterior” pero hay que considerar que:
      • La hora de cierre de las sucursales bancarias con respecto a la hora en que cierra la sucursal de la empresa o el día en que el servicio de recolección de valores hace los depósitos.
      • El tener acordado con los responsables de cada representación geográfica de la empresa, así como con la Institución Financiera, el uso de los formatos o fichas de depósito que se deben de ocupar y a la cuenta a la que deben concentrarse los recursos.
    • Al enfrentar la realidad nos encontramos con varios puntos de oportunidad, como son:
      • Que hacer cuando se deposita en otras cuentas bancarias?.
      • Que hacer cuando nos hacen depósitos de varios días en una solo exposición?.
      • Como controlamos el “dinero o recurso financiero en tránsito”?.
      • Que le debemos pedir al sistema de información para un mejor control?.
    • El siguiente paso en esta cadena de actividades es el contenido de los archivos que recibimos del banco vía correo o a través de un portal específico para tomar la información, algunos detalles son:
      • Se acordó una nomenclatura para identificar a cada sucursal y no se respeta en algunos casos.
      • Las fechas de fecha del recurso se capturan mal e incluso pueden contener otro tipo de información.
      • Se captura un carácter de más y se recorre la información del registro bancario.
      • Por algún problema de comunicaciones, el archivo de los depósitos bancarios llega incompleto.
      • Las cifras de control no checan.
      • Mandaron los movimientos de otro día y puede ser de otra cuenta.
    • Adicionalmente a lo anterior, debemos de garantizar que el saldo de la cuenta bancaria debe estar avalado por el saldo anterior más los movimientos del día.
    • También es importante conocer que no siempre coinciden los centavos de los importes reportados por el banco y por el sistema de información de la empresa.

El sistema de informacion para la conciliacion bancaria.

1. Conciliación de ingresos.

Ante el panorama anterior, el desarrollo de una aplicación que permita la conciliación bancaria de los ingresos diarios debe de ser versátil para poder controlar lo expuesto, analicémoslo por partes:

1.  Los reportes del banco o estados de cuenta.

Dependiendo del tipo de Institución Financiera, de los servicios contratados y del volumen de operaciones que genera una empresa, se puede dar uno de los 3 casos que describimos a continuación, ninguno de los cuales es excluyente, es decir, una empresa puede contar con alguno de los 3 servicios e incluso los 3.

• • Retiro de la información de depósitos y pagos de un portal del banco.
  • Recepción vía correo electrónico del archivo de movimientos, y
  • Recepción del estado de cuenta en papel.

Es común que estén separados los depósitos de los pagos, ya que las empresas normalmente manejan cuentas concentradoras para los ingresos y cuentas pagadoras para cubrir sus compromisos.

A.1. Análisis de reporte de ingresos. El formato esta conformado por 2 grandes secciones, la cabecera y el detalle.

• • La cabecera. Es un conjunto de renglones que muestran entre otros datos el número de cuenta, el saldo inicial, saldo final, No. de movimientos de abono y monto de los mismos. Esta composición cambia dependiendo de la Institución Financiera.
  • El detalle. Esta compuesto cada renglón por la fecha del movimiento, de operación, el monto del movimiento, conjunto de campos acordados con el cliente para identificar entre otras cosas de que sucursal u oficina corresponde el recurso, puede ser una clave, referencia y otro tipo de información.

 Antes de poder aplicar esta información del banco, hay que realizar un análisis de calidad de a misma, por ejemplo:

• • Tomar el saldo anterior, aplicar los movimientos y corroborar el saldo final.
  • Que las claves acordadas que identifican el depósito sean correctas.
  • Que las fechas a las que correspondan los depósitos sean correctos.
  • Que el detalle en No. de movimientos e importes coincida con los datos de la cabecera.

La realidad es que en ocasiones nos encontramos que el archivo recibido o tomado de un portal puede tener varios detalles como:

• • No. corresponde el detalle a los datos de la cabecera.
  • Nos envían información de otra fecha de operación.
  • Salvo los datos de los importes, el resto de la información puede ser incorrecta por una mala captura o llenado de la ficha de depósito.
  • Que el archivo este dañado.

A pesar de lo anterior el sistema de información, en la parte de la validación de los datos recibidos debe cumplir al menos con lo siguiente:

• • Parametrizar el formato del archivo del banco que se recibe, con esto, si se modifica el formato del archivo que se recibe, solo con el cambio de algunos datos de la tabla de parámetros se podrá continuar de manera normal con la operación.
  • Implementar criterios que permitan corregir “casi” de manera automática los errores de captura, un ejemplo sería:
  • Si hemos identificado a través del tiempo los errores que contienen los archivos recibidos del banco, pues crear procedimientos automatizados que depuren la información y solo por excepción algunos detalles que no se presentan de manera regular.
  • Llevar un control de manejo de movimientos y saldos por día, para evitar reprocesar archivos.

A.2. Los datos de los cortes parciales y totales. Como habíamos señalado líneas arriba, es normal que las empresas cuenten con un sistema de informacion que les permita realizar los cortes de caja, ya sean parciales o definitivos para que con esta información se realice la conciliacion bancaria a partir de varios criterios, como por ejemplo:

• • Por sucursal o punto geográfico, fecha e importe. Este criterio es cuando partimos de que todos los datos son correctos y se toma el corte de caja definitivo como correcto.
  • Por sucursal e importe. Se aplica cuando la fecha del archivo del banco no es correcta.
  • Por importe. Cuando el dato de la clave de la sucursal es incorrecta.
  • Por referencia.

Dentro del proceso de conciliacion bancaria automática hay que considerar entre algunas otras cosas, las siguientes:

• • Que hacer cuando por alguna razón o eventualidad la sucursal u oficina no captura el corte de caja o lo realizó de forma parcial?.
  • Que sucede si en el redondeo de los decimales, no corresponde y por lo tanto los importes son diferentes?, podemos aplicar un criterio que acepte importes diferentes como buenos?.
  • Que pasa si nos encontramos con más de un importe que coincide con o que buscamos?, aceptamos el primero o como proceder?.
  • Que hacer si nos hacen depósitos agrupados de varios días, etc.

Cada uno de los puntos anteriores se debe analizar con todo cuidado para facilitar el procedimiento de conciliacion bancaria automática y darle herramientas al personal responsable para que cumpla con sus actividades.

Adicionalmente hay que responder a la pregunta de: ¿cuantos recursos financieros hay en tránsito y como controlarlos?. Este registro al paso del tiempo puede ser importante para la organización o empresa.

A.3. Los resultados. Realizada la conciliación automática, la aplicación debe permitir generar una serie de consultas y reportes, así como interfaces que se reflejen en los registros contables de la organización.

Entre los resultados se destacan:

• • Que se concilió (puede ser hasta por tipo de criterio).
  • Que no se concilió.
  • Que cantidad esta en “tránsito”.
  • Las interfaces contables.
  • Consultas de movimientos históricos.
  • El realizar reclasificaciones previa autorización, entre otros resultados.

2.  Conciliacion bancaria de egresos.

Otro capítulo es la conciliacion bancaria electrónica de las cuentas pagadoras, es decir, con las que se pagan los diversos adeudos que adquiere una empresa, para nuestro caso habrá que tomar en consideración varios aspectos relevantes como:

• • La diversidad de tipos de pagos.
  • La identificación de los movimientos.
  • Los tipos de moneda en que realizan los pagos.
  • Las diferentes instituciones financieras en que tienen dadas de alta sus cuentas pagadoras, y
  • Los diversos formatos en que reciben de las instituciones financieras los estados de cuenta.

En la próxima publicación, haremos mención de los factores que tomamos en cuenta para lograr el desarrollo de un sistema de informacion que nos permita con una alta seguridad y precisión, además en poco tiempo, realizar la conciliacion bancaria.