Un sistema de Back Office es una herramienta de gran utilidad que permite a las empresas optimizar su proceso de operación y negocios, y si bien es cierto que existen muchos de estos sistemas en el mercado, se cree que un sistema que esta basado en la web, suele ser el más confiable y robusto para una gran numero de empresas.

En este caso los beneficios que se obtienen con un sistema de Back Office basado en la web incluyen procesos de trabajo más eficientes, reducción de papeleo en la oficina, trabajo a distancia de los empleados, así como actualizaciones fáciles de aplicar.

Es importante mencionar que en los últimos años, los sistemas de Back Office han evolucionado de los sistemas tradicionales de hojas de cálculo sencillas a una proporción más compleja en la que se incluye toda la gestión de datos que administran toda la información de la administración de clientes en una empresa. En otras palabras, un Back Office son todo el conjunto de componentes que permiten gestionar las actividades dentro de una empresa sin la necesidad de tener contacto con los clientes.

Todos estos servicios que involucran un Back Office están relacionados con determinados procedimientos internos en las empresas, los cuales se llevan a cabo antes o después de que se realice una transacción con el cliente. Entre otras, un sistema de Back Office abarca las áreas de tecnologías de información que se encargan del correcto funcionamiento del equipo informático, ordenadores, teléfonos, así como la instalación de software y hardware. También se incluyen las áreas de recursos humanos y finanzas.

Incluso existe software especializado que tienen como objetivo realizar precisamente todas estas funciones del sistema de Back Office, encaminados a asegurar el desarrollo de los procesos y en los que se incluyen aplicaciones, sistemas de seguridad o clientes de correo electrónico.