El presente artículo esta basado en la experiencia obtenida en más de una instalación de un Sistema Hospitalario y pretende mostrar lo que hemos vivido.
Para fines de ilustrar la complejidad de este proyecto, hemos seleccionado un Instituto Nacional que recibe pacientes de todo el país y que cuenta con al menos 30 unidades de servicio, varios quirófanos, consulta externa, urgencias, medicina ambulatoria, laboratorios, entre otros muchos servicios.
El enfoque será el cubrir con el sistema de información para cada una de las siguientes áreas:
- Trabajo Social.
- Urgencias.
- Consulta Externa.
- Hospitalización.
- Servicios.
- Insumos hospitalarios.
- Recursos Materiales.
- Farmacia.
- Laboratorios.
- Finanzas.
Preparación del personal y de datos de arranque
Una vez instalado el Sistema de Información Hospitalario (SiHos), es necesario realizar una serie de pruebas de estrés con datos y usuarios que permitan descubrir si existen fallas ocultas, para lograr esto, se requiere primero la personalización que consiste en la carga de los datos básicos llamados catálogos, la definición de consultorios, horarios de atención a pacientes de primera vez y subsecuentes, agendas médicas, tiempos de consulta, carga de información de inventarios, de pedidos, de estudios de laboratorio, de servicios, de camas censables y no censables, de tipos de cirugía, etc.
Verificar que todas las áreas donde trabajará el sistema cuenten con la red de datos, la cantidad de nodos necesarios y los equipos de cómputo.
Programar la capacitación acordada con los jefes de áreas médicas, financieras y administrativas que permita cubrir al personal de los diversos turnos y los fines de semana.
¿Por dónde empezar?
De acuerdo a nuestra experiencia, proponemos empezar por Trabajo Social, Consulta Externa y Urgencias, nuestras razones son:
- Trabajo Social. Tiene la responsabilidad de determinar el nivel socioeconómico de cada una de las personas que acuden al Instituto por primera vez y cuando sea necesario, renovar el nivel de los pacientes subsecuentes, este nivel sirve para aplicar el tabulador de las cuotas de recuperación que tienen que pagar los pacientes.
- Consulta Externa. La gran demanda de parte de los pacientes que van a consulta, representa una gran oportunidad en e control de la programación de citas, solicitud de exámenes de laboratorio, envío de pacientes a otros servicios e incluso a hospitalización, de esta manera su puede empezar con el manejo de indicadores y reducir los tiempos de atención.
- Urgencias. El control del tipo de pacientes que llegan, los procedimientos a aplicar y todas sus derivaciones, nos dan el preámbulo para la puesta en operación del módulo de hospitalización.
Una vez controlada la operación de las áreas descritas, proponemos continuar con Insumos Hospitalarios, Recursos Materiales y Farmacia porqué?:
- Insumos Hospitalarios. Tiene como responsabilidad la recopilación de las necesidades del Instituto para que se cuente con los medicamentos, material de curación, etc., mismos que deberán estar avalados entre otras áreas por Farmacia y con ello elaborar los anexos técnicos que servirán para las licitaciones que se deberán celebrar y una vez dados los fallos, elaborar los pedidos, modificaciones, calendarización, etc. hasta el control de las recepciones parciales que deberán afectar los existencias de los almacenes.
- Recursos Materiales. El control de las licitaciones y el armado de los pedidos es fundamental, así como el control de las recepciones programadas y con ello la afectación presupuestal, las entradas a los almacenes, etc.
- Farmacia. Como uno de los almacenes del Instituto, el control de las entradas y salidas es fundamental y al ponerse en operación esta parte, nos deja abierto el camino para atender el surtimiento de las diversas áreas del Instituto que requieren tanto material de curación como medicamentos.
El siguiente paso involucra la puesta en operación de los módulos de hospitalización que conlleva el control de todos los servicios, laboratorios, quirófanos, etc., para que finalmente se vea reflejado en la parte financiera, en donde se automatizan las cajas, estados de cuenta, cargos a pacientes, trato con aseguradoras, facturación y controles de ingresos y egresos.
Estamos conscientes que este es uno de los varios caminos que se pueden seguir, pero lo importante es que cada paso que se de, quede bien controlado para que no se pierda la oportunidad de implantar la aplicación y con ello, llegar a los objetivos deseados.
Finalmente, como último punto, entregamos un recorrido virtual del Instituto con el fin de que los directivos puedan a través de esta herramienta conocer los indicadores que se generan con la aplicación.
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